El objeto social de NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. producción, transformación, comercialización, importación, exportación, compra, venta y distribución de productos plásticos, así como todos los componentes y materias primas para la fabricación de los mismos; la representación de agencias comerciales nacionales o extranjeras fabricantes o comercializadoras de productos plásticos y todo cuanto se relacione con esta actividad industrial y comercial.
En virtud de su objeto social NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. conoce información personal de clientes, proveedores y/o usuarios. Conoce o puede llegar a conocer información de contacto de personas interesadas en obtener nuestros servicios. En desarrollo de las relaciones comerciales, contractuales, de promoción y fidelización la Compañía.
Cuando en el desarrollo de su objeto social NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. busque acercarse a Titulares de Datos que no sean sus clientes o usuarios, pero que podrían llegar a serlo, y para ello utilice los datos de contacto de tales Titulares estará actuando bajo el escenario de la Ley General. Igualmente, cuando solicite, obtenga o administre información personal de Titulares con quienes tuvo en el pasado una relación contractual que ya expiró, estará bajo el marco de dicha Ley. Así mismo obrara cuando recopile, administre y circule información sobre sus proveedores y/o contratistas, candidatos a empleados, ex empleados y empleados.
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. es respetuosa de los datos personales de los Titulares, por ello buscará informar de manera suficiente a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de Titulares de la información.
Los datos biométricos que se lleguen a solicitar tienen por finalidad garantizar la identidad del usuario frente a NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. prevenir las situaciones de fraude por suplantación de identidad y garantizar un servicio más eficiente. Los datos de niñas, niños, y adolescentes que sean recopilados por NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. en atención a que éstos tengan la calidad de hijos de los empleados vinculados con La Compañía, serán los pertinentes y adecuados para el desarrollo del contrato suscrito y políticas de bienestar laboral.
Así mismo, NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. velará porque la información suministrada por los clientes sea utilizada exclusivamente para la finalidad perseguida por el objeto del contrato suscrito. De tal manera que ésta sólo podrá ser accedida por los terceros autorizados por la ley y en las condiciones que ésta determine.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
El presente documento aplica para los datos recopilados por NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. para el cumplimiento del ejercicio de la actividad y el desarrollo de su objeto social.
2. La presente política establece los lineamientos por medio de los cuales NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. efectúa la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales obtenidos en desarrollo de sus objetivos corporativos de negocio, tales como, pero sin limitarse a ellos: información resultante de sus procesos de selección, contratación de personal, atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas, directivos y demás personas jurídicas o naturales con las cuales la sociedad ha tenido o tendrá un legítimo relacionamiento, procurando su confidencialidad, transparencia, integridad y la seguridad de la información y en estricto respeto del derecho fundamental del Habeas Data. Del mismo modo se establece qué información se solicita, para qué, cómo se usa, cuándo se comparte y cómo se protege, así como los derechos que tienen los titulares de conocer, actualizar o rectificar dicha información y los procedimientos para acceder a ésta y solicitar su eliminación, conforme a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás disposiciones normativas complementarias.
3. LEGISLACIÓN APLICABLE
Este manual ha sido elaborado de conformidad con los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de datos Personales” y el Decreto 1377 de 2013.
4. BASES DE DATOS.
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la Compañía, las que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley y en el Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamentara el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
5. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
Razón social: NOVEDADES PLÁSTICAS S.A.
NIT: 890900071-4.
Dirección para notificación: Calle 49 SUR 43 A 226
Municipio: Envigado, Antioquia, Colombia.
Teléfono para notificación: 4481065
Correo electrónico judicial:
contabilidad@novedadesplasticas.com
gerencia@novedadesplasticas.com
6. Esta política es aplicable a la recolección, administración y protección de toda la información personal registrada en las bases de datos de NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, en su condición de centralizador y administrador.
7. Como lineamientos de la presente política, se toma y se aplican las definiciones dispuestas en la Ley estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y complementarios, lo cual permite una correcta y apropiada interpretación del presente manual y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente se entiende por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
8. PRINCIPIOS RECTORES
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. acoge los principios rectores definidos en la Ley estatutaria 1581 de 2012 en el tratamiento de los datos personales que recolecte, administre y proteja, los cuales son:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente política, es una actividad reglada por la ley 1581 de 2012 la cual debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar Seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
- Principio de Necesidad y proporcionalidad. Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.
- Temporalidad o caducidad. El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.
9. TRATAMIENTO Y FINALIDAD.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación de la Información descrita en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es utilizada por NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. estrictamente para el desarrollo del objeto social.
Del mismo modo los datos personales en poder de NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. son tratados de forma general para las siguientes finalidades:
- Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales y comerciales.
- Buscar mejorar la prestación de sus servicios, así como los canales de comunicación a nivel administrativo, financiero, comercial, de promoción, localización y contacto frente a sus grupos de interés.
- campañas de comunicación, divulgación y promoción de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
- Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación bienes y servicios.
- Para programas de fidelización de la institución.
- Estudios de solicitudes de créditos, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción y ofrecimiento.
- Para informar sobre nuevos servicios, sedes y horarios.
- Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los proveedores de bienes o servicios
- Evaluar la calidad de los servicios y atenciones ofertadas.
10. La presente política de tratamientos datos personales empieza a regir el día 01 de enero de 2021 y estará vigente hasta su modificación por parte de NOVEDADS PLASTICAS S.A. o por disposiciones normativas.
Cualquier cambio sustancial en el contenido de la política de tratamiento de la información y que haga referencia a la identificación del Responsable, la finalidad del Tratamiento de los datos personales que puedan afectar el contenido de la autorización, el encargado de tratamiento, los canales de atención del titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados y las medidas de seguridad implementadas, será comunicado oportunamente a los titulares de la información de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.
Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad; de caducidad y temporalidad y con lo establecido legalmente por las normas especiales que regulan la conservación de documentos. Igualmente, los datos serán utilizados para los fines propios de la relación contractual y/o comercial durante la vigencia del mismo y cinco (5) años más.
11. CANALES DE CUMINICACIÓN
Para hacer efectivos sus derechos, NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. establece como canales de comunicación con los titulares de los datos personales, los siguientes medios:
- Para clientes: enviar una solicitud al correo electrónico servicio.cliente@novedadesplasticas.com o llamando al Conmutador en la ciudad de Medellín número (0574) 4481065 o a través de carta dirigida en la siguiente dirección: Calle 49 Sur Nro 43ª-226 Envigado
- Para proveedores: enviar una solicitud al correo electrónico: negocios@novedadesplasticas.com o llamando al Conmutador en la ciudad de Medellín número (0574) 4481065 extensión 108 o a través de carta dirigida al área compras en la siguiente dirección: Calle 49 Sur Nro 43ª-226 Envigado
Toda solicitud deberá incluir mínimo los siguientes datos:
- Nombres y apellidos / Razón Social
- Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT.)
- Cargo / Ocupación.
- Teléfonos fijos o celulares de contacto (ciudad.)
- Correo electrónico
- Asunto
- Redacción clara y expresa de su solicitud y los motivos del porque la realiza
12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. en su condición de Responsable y/o Encargado del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de la información, en su condición de encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad.
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para cual el titular hubiere estipulado.
- Derecho facultativo para el tratamiento de datos personales sensibles.
El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada Ley:
- Que el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- Que el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- Que el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
NOVEDADES PLASTRICAS S.A. garantizará que de ser necesario el tratamiento de datos sensibles, se informará al titular la finalidad del Tratamiento y se obtendrá el consentimiento previo, informando que en razón a la naturaleza de la información no está obligado a autorizar su Tratamiento.
13. Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de las situaciones en que NOVEDADS PLASTICAS S.A. actúa como ENCARGADO, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al momento de adquirir el dato, y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, NOVEDADS PLASTICAS S.A, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Existen canales eficientes que permiten que las actualizaciones de la información realizadas por el Responsable se reciban y tramiten en el término de quince (15) días hábiles previsto en la Ley. Estos estarán referidos a un correo electrónico o mediante comunicación escrita al contacto generado desde el Área competente.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
- Insertar en la base de datos, la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Cuando exista información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se impartirán las instrucciones correspondientes por parte de la Gerencia con el fin de que ésta no sea circulada.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello. Para estos efectos se estableció de manera clara los requisitos que deben cumplir las Autoridades Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como los que deben cumplir los Titulares, apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran.
14. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO Y RECLAMACIÓN.
La Ley 1581 de 2012 concede a todas las personas naturales unos derechos y garantías que buscan dotarlos de herramientas para proteger sus datos personales y el uso que se les da a estos. Todo derecho que pretenda ser efectivo debe contar con un mecanismo conocido y eficiente mediante el cual se pueda hacer valer.
A continuación, el Responsable del Tratamiento de los datos personales, presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.
Derecho de acceso:
El poder de disposición o decisión que tiene el Titular o sus causahabientes sobre la información repose en las bases de datos administradas NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. lo cual implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como su alcance. El responsable del tratamiento, garantiza al Titular su derecho de acceso de la siguiente forma:
- Los Titulares deberán acreditar su identidad mediante comunicación escrita acompañada de copia de la correspondiente cédula de ciudadanía del solicitante. Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando la partida de defunción y/o copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión, copia de su documento de identidad y del causahabiente. Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.
- Una vez que NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. reciba la solicitud de información por el canal señalado, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.
- Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
- En el evento en que NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus sucesores o delegados que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que rectifique las fallas.
- Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a cinco (5) días hábiles, en la base de datos, un rotulo que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicho rotulo deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
15. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Y REVOCACIÓN.
En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales se han adoptado las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, serán actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a NOVEDADES PLÁSTICAS S.A., la eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. No obstante se debe tener presente que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:
- La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.
AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de NOVEDADES PLÁSTICAS S.A., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el consentimiento de dicha autorización, la cual pude ser obtenida por los siguientes medios:
- En la Sede Administrativa: se le entregará el texto de la política de manera escrita a clientes y proveedores de bienes o servicios y se obtendrá la firma en señal de autorización.
- Mediante correo electrónico: Todos los clientes y proveedores de bienes o servicios que registren un correo electrónico al momento de diligenciar sus formularios, recibirán el texto de la política por este canal y sólo aquellos que acepten la política y emitan la autorización, ya sea por este medio o con firma física del documento continuarán en la base de datos.
- Mediante el diligenciamiento de formularios: Los clientes y proveedores de bienes o servicios diligenciarán uno o varios formatos al momento de iniciar su relación comercial con la empresa, en los cuales emitirán su autorización.
Los titulares de la información que realicen los anteriores procedimientos, aceptan la presente Política bajo los siguientes términos:
- Declara que conoce, entiende y acepta la Política de uso de datos personales y administración de Bases de datos de NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. para el manejo de la información personal.
- Manifiesta que ha consentido libre y expresamente la inclusión de sus datos personales, y que autoriza el uso para los fines previstos en este documento.
- Expresa que la información registrada le pertenece o que ha sido previamente autorizado para compartirla con NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. en virtud de la presente política, según el caso.
- Declara que cada uno de los datos registrados son verdaderos.
Adicionalmente, los titulares de los datos personales, al aceptar esta política, autorizan a NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. para:
- Solicitar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
- Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
- Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
- Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa.
- Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
- Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
- Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
- Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
- Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
- Vinculación como contratista o proveedor.
- Control y prevención del fraude.
- Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
- Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos.
- Información solicitada por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas. (Excluyen los datos biométricos y los datos sensibles).
Al aceptar esta Política, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.
RENOVACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización refiere sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que el Responsable del Tratamiento de la información deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si el revocar su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados.
Con la segunda modalidad, esto es, la revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento al Responsable del Tratamiento, indique en ésta, si la revocatoria que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.
16. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. se reserva, en los eventos contemplados en la Ley, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes y sus políticas.
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. procederá conforme a la normativa vigente, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
17. TRANSFERENCIAS Y TRASMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES
Para la transferencia y trasmisión internacional de datos personales de los titulares, NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política.
Para la transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas: Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 24 de la Ley 1581 de 2012; es decir, la prohibición de transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y los casos excepcionales en los que dicha prohibición no aplica.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento, cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
18. CÁMARAS DE VIDEOVIGILANCIA, GRABACIONES Y FILMACIONES.
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. cuenta con un sistema de video vigilancia y cámaras de seguridad al interior de sus instalaciones y en los sitios de acceso, como parte de sus programas de seguridad.
Las imágenes, fotografías, videos captados y/o filmados, grabaciones e imágenes capturadas cuentan con un récord de grabación aproximado de 15 días, los cuales al cabo de este tiempo serán eliminados. De ninguna manera estas imágenes, grabaciones y/o filmaciones serán utilizados o compartidos con terceros, para fines comerciales o actividades diferentes a las de preservar la seguridad y vigilancia de las instalaciones de NOVEDADES PLÁSTICAS S.A.
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. sólo entregará los vídeos o grabaciones por solicitud de autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales y se compromete a revisar cuidadosamente la información que será entregada, de tal manera que no se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en dichas imágenes o vídeos.
NOVEDADES PLÁSTICAS S.A. informarán a los usuarios mediante la publicación de avisos y/o anuncios de audio o video, sobre la implementación de los sistemas de video vigilancia, los cuales contendrán como mínimo el contenido de un aviso de privacidad.